同じツール。どうして、帰る時間が違うの？
Google Workspace・スプレッドシート・GASで、毎日の「またこの作業…」を減らす。
「この数字、さっき別のシステムにも入力したよね？」
「必要な表は、いったいどのファイル？」
「月末が近づくと、帰る時間が見えなくなる…」
しごと改善商会は、そんな職場の“あるある”から、仕事の流れを見直すメディアです。
架空の2つの会社を舞台に、Google Workspaceやスプレッドシート、GASをどう使えば、作業に追われる毎日を変えられるのか。漫画と記事で、一緒に考えていきます。
同じ業種。同じツール。でも、毎日が違う。
株式会社がんばる商事
毎日まじめに、目の前の仕事をこなす会社。
Excelとシステムへの二重入力、あちこちのファイルを探す確認、スプレッドシート間のコピペ。月末月初の締めには仕事が積み重なり、終電まで残業することも。
経理のしめ田さん、事務のうつし野さん、電話で指示を出す粗井さん。みんな一生懸命なのに、なかなか仕事が終わりません。
株式会社つながる商事
同じ業種で、同じようにGoogle Workspaceを使う会社。
入力する場所や確認のルールを決め、集計や通知をつなぎ、必要な情報を見つけやすくしています。
くるみさん、つなぐさん、とどけさんが、それぞれの持ち場で仕事を進める。確認すべきことを確認したら、定時に帰って、自分や家族の時間も大切にします。
2社の違いは、使っているツールの名前だけでは説明できません。
では、仕事のどこを変えると、その違いが生まれるのでしょうか。
便利なツールの前に、仕事の流れを整える。
スプレッドシートを増やすだけでは、探す場所も増えてしまいます。
GASで処理を速くしても、二重入力や曖昧なルールが残っていたら、別の場所に負担が移るかもしれません。
まず、誰が、何を、どこに入力し、誰が確認するのかを整理する。
そのうえで、繰り返しの作業や情報の受け渡しを、必要なところから自動化する。
しごと改善商会が伝えたいのは、こうした小さな改善の積み重ねです。
担当者の頑張りだけに頼らず、引き継いでも続けられる仕事を目指します。
このメディアで扱うテーマ
入力・転記を減らす
同じ内容を何度も入力しない。フォームやスプレッドシートを入口にして、必要な情報を次の仕事へつなげます。
確認・集計・締めを整える
集計のたびにファイルを巡回しない。元データと確認ルールを整理し、月末月初の仕事を見直します。
通知・共有を整える
メールや口頭連絡だけに頼らない。Gmail・ドキュメント・Driveなどを使い、必要な人に必要な情報を届けます。
誰でも使えて、引き継げる仕事にする
作った人しか使えない仕組みで終わらせない。ボタンや入力画面、運用ルールを整え、パソコンが苦手な人も使える形を考えます。
仕事を支える仲間たち
つながる商事には、穏やかだけれど仕事はてきぱき進める、常駐GASエンジニアの九ちゃんがいます。
コンサルタントのいざな丑と一緒に、現場の困りごとを聞き、仕事の流れと使いやすい仕組みを考えます。
がんばる商事の困りごとも、「人をもっと頑張らせる」以外の方法で変えていけるはず。
経理、事務、管理職、エンジニア。それぞれの視点から、改善の道筋を描きます。
こんな方におすすめです
- 二重入力やコピペ、ファイル探しに時間を使っている方
- 月末月初の集計や締めを、少しでも楽にしたい方
- Google Workspaceを使っているけれど、仕事の流れは変わっていないと感じる方
- GASを作るだけでなく、現場で使い続けられる仕組みを考えたい方
- 担当者が休んでも、引き継いでも、仕事が回る職場にしたい方
架空の会社から、現実の仕事を考える。
登場する会社・人物・エピソードはフィクションです。
でも、二重入力や確認の行き違い、終わらない締め作業は、さまざまな職場で起こり得ること。
物語の中の「うちにもある」を入り口に、ご自身の仕事を見直すヒントをお届けします。
毎日の「またこの作業…」から、改善を始めませんか。