「空いてる日、送って」の書き写しを減らす｜Googleカレンダーの空き時間をGASで抽出

「俺の空いてる日程、お客様に送っておいて」「打合せ、いつならできる？ 急いでいるから、とにかく送って」。Googleカレンダーを共有していても、誰かが画面を開き、空いている日時を書き写している。そんな日程調整はありませんか？

今回の「世にも困った物語」は、便利な機能があるのに、なぜか転記がなくならない職場のお話です。Googleカレンダーの空き時間を、Google Apps Script（GAS）で抽出してスプレッドシートに一覧表示する例を紹介します。

伝え方は相手に合わせる。そのための書き写しは、仕組みで減らす。これが今回のポイントです。

※登場する会社・人物・会話はフィクションです。漫画内の画面は説明用イメージで、スマホ用ウェブアプリは今後の拡張案です。

カレンダーが共有されていても、転記はなくならない

がんばる商事のうつし野さんは、Googleカレンダーの「予約スケジュール」を使えば、空いている時間を相手に選んでもらえると知っています。予約ページのリンクを共有し、相手が予約するとカレンダーにも追加される仕組みです。Google公式：予約スケジュールの概要

ところが、粗井さんは「お客様に失礼ではないか」「ITに詳しくない人への配慮が必要だ」と感じています。その懸念には、相手の状況を考えようとする気持ちがあります。

困るのは、その後の日程確認が、すべてうつし野さんの手作業になっていること。お客様向けの日程だけでなく、社内の打合せ候補も、カレンダーを見て文章にする仕事が繰り返されます。

ここでは、「どの方法で日程を伝えるか」と「候補日時をどう用意するか」を分けて考えると、改善の入口が見えてきます。

GASで空き時間を抽出し、送れるテキストにする

今回のスプレッドシートでは、取得したい期間や時間帯を指定し、「空き時間抽出」のボタンを押すと、候補となる時間帯が一覧に出ます。提供された画面では、平日のみを対象にする設定も確認できました。

画面の例では、11月10日から13日、9時から19時を対象に、次のような文字列が出力されています。

必要な候補を選んで、メールなどの本文に貼り付ければ、日時を一つずつ入力し直す作業を減らせます。出力をすべて送るか、候補を絞るかは、相手と打合せの条件に合わせて決めます。

仕組みの考え方は、カレンダーの予定を読み取り、指定した時間帯の中で予定の入っていない部分を取り出すことです。GASにはカレンダーを扱うサービスが用意されています。Google公式：CalendarApp

※今回は既存のシートの出力と提供コードを確認しています。本記事の制作時にはコードを実行しておらず、すべての予定の重なり方や例外条件について動作を検証したものではありません。

予約URLとテキストは、場面に合わせて使い分ける

予約ページは、相手が自分の都合を見ながら選べる便利な方法です。一方、複数の候補を社内で相談する場合や、窓口の担当者が関係者の予定を取りまとめる場合などは、日時が文章になっている方が扱いやすいこともあります。

「URLを送るのは必ず失礼」「URLを送ればすべて解決」と一律に決めるより、相手と場面に合う方法を選ぶ。その際に、特定の人へ転記の仕事が集まらない形を考えます。

外出先で使うなら、GASの「ウェブアプリ」という選択肢も

粗井さんの「スマホで使いやすくしてほしい」という要望も、使う場面を考えると自然です。表計算の画面を開くより、期間を指定し、抽出結果を確認するための専用画面が合うかもしれません。

「ウェブアプリ」は、Googleの公式ドキュメントでも使われている名称です。GASで用意した処理に、ブラウザからアクセスする画面を組み合わせられます。ただし、今回確認したツールはスプレッドシート版です。スマホ用の画面やコピー操作、利用者の制限などは、追加で設計・開発する範囲です。Google公式：ウェブアプリ

カレンダーの空白と、実際に打合せできる時間は同じとは限らない

運用に入れる前には、どのカレンダーを対象にするか、打合せに必要な長さ、昼休みや移動時間、予定の前後に確保する余裕などを確認します。30分だけ空いていても、1時間の打合せ候補にはできません。

カレンダーに登録されていない移動や作業があるなら、入力のルールから整える必要があります。ツールが取り出した時間帯を、実際に提示できる候補として扱えるか、人が確認する流れを残しましょう。

また、抽出した候補は、その時点の情報です。テキストを送るだけでは、カレンダー上の予約や仮押さえにはなりません。日時を確定する前に空き状況を再確認し、確定後に予定を登録する担当を決めておきます。

対象カレンダーを閲覧できる人、ツールを実行できる人、動かなくなったときの確認先も決めます。相手へ送るのは候補日時に絞り、内部の予定名や参加者情報まで貼り付けないようにします。ウェブアプリ化する場合は、実行するアカウントとアクセスできる利用者の設定も確認が必要です。

会社のルールと例外の扱いを、DXの定例会議で話そう

たとえば、「基本は予約ページ」「文章で調整する場合は抽出ツールを使う」「候補の確認と送付は誰が行うか」「日時が決まったら誰が登録するか」を話し合います。担当者が休んだときも、同じ手順で対応できる形にしておくと安心です。

まずは、日程調整の依頼が1回届いたときに、「誰が、どの画面を開き、何を転記しているか」を確認してみてください。すでにある情報を、相手に届く形にする。その小さな改善から始められます。

日程調整やGASによる業務改善のご相談

株式会社いざなうでは、Google Workspace、スプレッドシート、GASを使った業務改善を支援しています。「何を自動化できるか」だけでなく、入力元、共通ルール、担当、例外対応を含めて整理します。

ご相談の際は、「誰の候補日時を」「どの場面で」「誰に送るか」をお知らせください。いま行っている書き写し作業から、必要な仕組みを一緒に検討します。業務改善・開発のご相談はこちら

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参考情報・監修

仕様確認日：2026年11月9日。予約スケジュールの一部機能は契約やアカウントによって異なります。Google公式：予約スケジュールを作成する

監修：株式会社いざなう／代表取締役 蓼沼康之
G Suite時代からGoogleのツールを活用した業務改善・情報管理・自動化に取り組む。不動産会社の顧客・物件管理や、会計事務所・士業の情報整理、自社のタスク・スケジュール管理などの経験をもとに、データの持ち方と運用の設計、生成AIとの組み合わせを支援。